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워드에 전자 서명 넣는 방법

이 글에서는 워드 및 PDF에 전자서명 넣는 방법을 설명해드립니다.

전자서명 만들기
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아침에 출근하자마자 메일을 확인했더니 "계약서 확인 후 서명 부탁드립니다"라는 제목이 눈에 띕니다. 급히 문서 출력 버튼을 누르고, 펜을 찾아 서명을 한 뒤 다시 스캔하고, PDF로 변환해 회신 메일에 첨부하기까지… 아침부터 벌써 진이 빠지는 이런 경험 한 번쯤 있으시죠?

클릭 한 번이면 배달음식이 도착하고, 은행 업무도 스마트폰으로 해결하는 시대인데, 아직도 종이에 인쇄해서 서명하고 다시 스캔하는 방식은 이제 시대에 뒤처진 느낌이 듭니다. 이런 복잡한 과정을 단숨에 줄여주는 '전자 서명'이라는 스마트한 방법이 있습니다. 손으로 쓴 서명 없이도 문서에 사인을 추가할 수 있고, 종이도, 프린터도, 스캐너도 필요 없이 몇 번의 클릭으로 완성할 수 있습니다.

전자 서명은 단순히 편리한 기능 그 이상입니다. 실제로 법적 효력도 인정되고, 문서 보안성도 강화할 수 있는 기능이기 때문에, 재택근무나 원격 계약이 일상이 된 지금 같은 시대엔 필수라고 할 수 있습니다. 하지만 전자 서명을 안 써본 분이라면 막연히 어렵게 느껴질 수도 있을 것 같은데요, 이번 글에서는 MS원드에서 전자 서명을 간편하게 넣는 방법과 PDF 전문 툴인 PDF엘리먼트를 통한 추가적인 서명 방법까지 자세히 알려드리겠습니다.

더불어 PDF엘리먼트의 AI기능을 통해 문서 작업을 더 빠르고 스마트하게 할 수 있는 방법도 함께 소개해 드리겠습니다. 복잡한 서명 절차를 스마트하게 단축하고, 문서 작업에 소요되는 시간과 에너지를 절약하는 법 지금부터 알려드릴게요!

Part 1: 워드에서 전자 서명 넣는 방법 그리고 주의점 및 장단점

마이크로소프트 워드는 문서의 작성은 물론이고 서명 삽입도 할 수 있어 비즈니스나 교육, 행정 등 다양한 분야에서 계약서 제작 등에도 널리 사용되고 있습니다. 이번 글에서는 워드에서 전자 서명을 삽입하는 방법과 함께 실무에서 꼭 알아야 할 주의사항, 그리고 전자 서명의 장단점까지 자세히 살펴보겠습니다.

✔️워드에서 전자 서명 넣는 방법

워드에서 서명을 넣는 방법은 크게 두 가지가 있습니다. 첫 번째는 서명 이미지를 삽입하는 방식으로, 서명 이미지를 파일로 준비해 문서에 추가하면 됩니다. 두 번째는 디지털 서명 추가 기능을 활용하는 것으로 공인 -인증서를 기반으로 서명할 수 있습니다. 이미지 방식은 간편하지만 보안성이 낮고, 디지털 서명은 법적 효력이 있어 공식 문서에도 적합합니다.사용 목적에 따라 두 방법을 적절히 선택해 사용해 보세요.

1. 서명 이미지 삽입하기

가장 보편적이고 간단한 방법으로, 본인의 서명이나 도장 이미지를 스캔하거나 직접 그려서 파일로 만든 후 워드 문서에 삽입하는 방식입니다.

1단계: 서명 이미지 준비하기

흰 종이에 본인의 서명이나 도장을 깨끗하게 그린 후, 스마트폰으로 촬영하거나 스캐너로 스캔하여 이미지 파일(JPG, PNG 등)로 만듭니다. 그림판과 같은 프로그램을 활용하여 배경을 투명하게 만들면 더욱 깔끔하게 삽입할 수 있습니다.

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전저 사명 만들기
전저 사명 만들기
전저 사명 만들기
전저 사명 만들기
2단계: 워드 문서에 삽입하기

워드 문서에서 서명을 넣을 위치에 커서를 둔 다음, '삽입' 탭에서 '그림'을 클릭하여 준비된 서명 이미지를 불러옵니다.

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3단계: 레이아웃 설정하기

이미지를 삽입한 후에는 '레이아웃 옵션'을 설정해야 합니다. 이미지 선택 후 나타나는 '레이아웃 옵션' 아이콘을 클릭하여 '텍스트 앞으로' 또는 '텍스트 뒤로' 등을 선택하면, 텍스트 위에 정확하게 서명을 배치할 수 있습니다.

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4단계: 크기 및 위치 조정하기

이미지의 크기를 적절히 조절하고 원하는 위치로 이동시킵니다.

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2. 워드에 내장된 디지털 서명 기능 활용하기

이 방법은 워드 프로그램 자체에서 제공하는 '서명란' 기능을 이용하는 것으로, 디지털 ID를 기반으로 서명의 진위 여부를 확인할 수 있어 보안성이 높습니다.

1단계: 워드 파일 열기

먼저 서명을 추가할 워드 문서를 엽니다.

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2단계: '서명란' 선택하기

워드 상단 메뉴에서 '삽입' 탭을 클릭합니다. 삽입' 탭의 오른쪽 부분에 있는 '서명란' 아이콘을 클릭한 후, ‘서명란'을 선택합니다.

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3단계: 서명 정보 입력하기

'서명 설정' 대화 상자가 나타나면 서명할 사람의 이름, 직함, 이메일 주소 등을 입력합니다. 이 정보는 서명란 아래에 표시됩니다.

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4단계: 디지털 서명 추가하기

’정보’ 탭의 ‘문서보호’를 클릭한 후 ‘디지털 서명 추가’ 버튼을 누릅니다. 빈 칸에 필요한 내용을 입력합니다. 그 후 마이크로소프트에서 발급한 인증서를 선택합니다.

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5단계: 서명 삽입하기

문서에 삽입된 서명란을 더블 클릭하면 실제 서명을 추가할 수 있습니다. 이 방법은 MS에서 발급한 인증서가 있어야 가능하며, 한 번 등록된 서명은 해당 사용자가 작성한 모든 문서에 동일하게 적용될 수 있습니다.

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❗️ 전자 서명 사용시 주의점

전자 서명은 사용하기에 편리하지만, 다음과 같이 몇 가지 주의점이 있으니 꼭 미리 확인해 보시고 사용하세요.

이미지 서명의 위변조 가능성

단순히 서명 이미지를 삽입하는 방식은 디지털 서명과 달리 위조나 변조에 취약할 수 있습니다. 중요한 계약서 등에는 법적 효력을 갖는 디지털 서명이나 공인된 전자 서명 서비스를 이용하는 것이 안전합니다.

디지털 서명의 법적 효력 확인

워드에 내장된 '서명란' 기능을 통한 디지털 서명은 인증서의 유효 기간이나 발급 기관에 따라 법적 효력이 달라질 수 있으므로, 사용 전 확인이 필요합니다.

전자 서명의 장단점
장점:

  • 시간과 비용의 절약: 문서를 인쇄하고 서명한 후 다시 스캔하거나 우편으로 보내는 번거로움이 줄어듭니다. 또한 종이나 잉크, 우편 비용 등을 절약할 수 있습니다.

  • 편의성 및 효율성 극대화:언제 어디서든 인터넷만 연결되어 있다면 서명을 할 수 있어 업무 처리 속도가 빨라지고 효율성을 극대화됩니다. 비대면으로 문서 교류 시 매우 유용합니다.

  • 보안 강화 (디지털 서명의 경우):디지털 서명은 암호화 기술을 사용하여 문서의 무결성과 서명자의 신원을 보장하므로, 위변조를 방지하고 법적 증거력도 확보할 수 있습니다.

단점:

  • 초기 설정 복잡성:워드 내장 디지털 서명 기능을 사용하려면 마이크로소프트의 인증서를 받고 디지털 ID를 생성하고 관리하는 과정이 수반되어 초기 과정이 다소 복잡하게 느껴질 수 있습니다.

  • 기술적인 지식 요구:전자 서명 솔루션이나 워드 기능을 제대로 활용하려면 기본적인 컴퓨터 및 소프트웨어 사용 능력이 필요합니다.

  • 불확실한 법적 효력 인정 여부:국가 및 법률에 따라 전자 서명의 법적 효력이 다르게 인정될 수 있습니다. 특히 이미지 서명은 디지털 서명만큼의 법적 구속력을 갖지 못할 수 있습니다.

  • 위변조 위험성(이미지 서명): 단순 이미지 삽입 방식은 쉽게 복사되거나 변형될 수 있어 보안에 취약할 수 있습니다.

Part 2: PDF에 서명하는 가장 스마트한 방법, PDF엘리먼트 활용하기

PDF엘리먼트는 사용방법이 직관적이고 PDF문서를 스마트하게 관리할 수 있는 프로그램입니다. PDF엘리먼트를 통해 전자 서명을 할 수 있는 방법은 크게 2가지 인데요, 첫번째로 디지털인증서를 생성하여 전자서명 하는 방법과 두번째로는 손글씨로 쓴 서명의 이미지를 삽입하는 방법이 있습니다.

PDF엘리먼트로 전자서명 하기

PDF 문서를 인쇄하지 않고도 직접 서명을 추가할 수 있는 방법 중 하나가 바로 PDF엘리먼트의 전자서명 기능입니다. 디지털 인증서를 생성하는 것부터 문서 적용까지 한 번에 처리가 가능하고, 높은 보안성까지 확보되어 있는 기능입니다.

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1단계: PDF엘리먼트 설치 및 문서 열기

공식 웹사이트(https://pdf.wondershare.kr/)에서 프로그램을 다운로드하고 설치합니다. 프로그램 실행 후 ‘파일 열기’ 버튼을 눌러 서명할 PDF 문서를 선택하여 엽니다.

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전저 사명 만들기
전저 사명 만들기
전저 사명 만들기
전저 사명 만들기
2단계: 디지털 ID 생성하기

상단 메뉴에서 [보안] → [서명 관리] → [디지털 인증서] 메뉴 클릭하면 환경설정 창이 열립니다.

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왼쪽 메뉴에서 [서명] → [디지털 ID] → [추가] → [새로운 디지털 ID 만들기]를 순서대로 클릭합니다.

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디지털ID를 저장할 곳을 선택합니다. ‘새 PKCS#12 디지털 ID 파일’ 혹은 다른 Windows 응용 프로그램에서 사용할 수 있는 ‘Windows 인증서 저장 위치’ 중 하나를 선택한 후 ‘다음’ 버튼을 누릅니다.

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3단계: 디지털 ID 추가하기

인증서를 생성하기 위한 식별 정보를 차례대로 입력합니다. 이름과 이메일 주소 등 필요한 정보를 작성한 후 다음 버튼을 누릅니다.

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디지털 ID의 비밀번호(6자리 이상)를 등록하고 ‘마침’버튼을 누르면 디지털 ID 등록이 완료됩니다.

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디지털 ID 목록에서 방금 등록한 ‘홍길동’ 디지털 ID가 등록되어 있는 것을 확인할 수 있습니다.

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4단계: 문서에 서명 불러오기

다시 문서로 돌아와서 [보안] → [디지털 서명]을 차례대로 클릭하면 서명이 들어갈 네모 박스가 표시됩니다. 원하는 곳에 네모 박스를 위치시킵니다.

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네모 박스를 클릭하면 서명을 선택할 수 있는 창이 뜹니다. 로그인에서 원하는 서명을 선택하고 비밀번호를 누른 후 저장 버튼을 누르면 문서에 삽입됩니다.

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5단계: 보안 강화를 위한 옵션 (선택 사항)

디지털 서명 인증서를 사용하여 고급 보안이 필요한 경우, 공인인증서를 불러와 서명에 첨부 가능합니다. 서명 후 타인이 문서를 수정하지 못하도록 제한 가능

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PDF엘리먼트로 손글씨 서명 삽입하기

손으로 쓴 글씨를 서명으로 사용하고 싶다면 PDF엘리먼트의 스탬프 서명 기능을 활용하는 것입니다. 단 3번의 단계로 간단하게 서명 삽입이 가능합니다.

1단계: 사용자 지정 스탬프 만들기

서명이 필요한 파일을 연 후 [주석] → [스탬프] → [사용자 지정 스탬프 만들기]를 차례대로 클릭합니다.

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손글씨 서명 삽입하기
손글씨 서명 삽입하기
손글씨 서명 삽입하기
손글씨 서명 삽입하기

2단계: 맞춤 스탬프 양식 만들기

스탬프로 사용할 이미지 파일을 업로드하고 범주를 ‘서명’으로 선택 후 스탬프 이름을 입력합니다.

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[주석] → [스탬프] → [서명]에서 만들어진 스탬프를 확인할 수 있습니다.

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3단계: 문서에 스탬프 삽입하기

스탬프를 클릭하여 문서에 삽입한 후 원하는 위치에 크기를 조절하여 배치합니다.

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Part 3: 문서 작업의 신세계! PDF엘리먼트에서 꼭 써봐야 할 AI 기능 5가지

PDF엘리먼트는 단순한 PDF 뷰어나 편집기를 넘어, AI 기술이 탑재된 지능형 문서 작성 도우미입니다. 특히 내장된 AI 어시스턴트 루미(Lumi)는 복잡한 문서 작업을 몇 초 만에 정리해주고, 작업 시간을 눈에 띄게 단축시켜 줍니다. PDF엘리먼트에서 꼭 한 번 써봐야 할 AI 기능 5가지를 살펴보겠습니다.

1. AI PDF 요약기능

장문의 PDF 문서에서 AI가 핵심 내용을 분석하여 간결하게 요약해 주는 기능입니다. 문서의 주요 요점과 핵심 정보를 압축하여 제공합니다. 수십, 수백 페이지에 이르는 보고서나 자료를 신속하게 파악해야 할 때 유용하며, 핵심 정보를 놓치지 않고 효율적인 회의 준비 및 자료 조사가 가능합니다.

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AI 기능 체험하기
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AI 기능 체험하기
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2. PDF와 채팅하기 (AI 어시스턴트)

PDF 문서의 내용을 기반으로 질문에 응답하고 필요한 정보를 추출하는 대화형 AI 기능입니다. 문서에 대한 특정 질문을 입력하여 즉각적인 답변을 얻을 수 있습니다. 방대한 문서를 직접 모두 검토할 필요 없이 특정 정보에 대한 질의응답을 통해 시간을 절약할 수 있습니다. 복잡한 보고서나 학술 자료를 신속하게 이해하는 데 매우 효과적입니다.

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3. PDF 번역기능

외국어로 작성된 PDF 문서의 내용을 AI가 지정된 언어로 번역해 주는 기능입니다. 언어의 장벽 없이 다양한 언어로 된 정보를 활용할 수 있습니다. 해외 자료 참조나 외국어 계약서 검토 시 별도의 번역 도구 없이 PDF엘리먼트 내에서 번역을 완료할 수 있어, 국제적인 업무 환경에서 필수적인 기능입니다.

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4. 문법 검사 및 교정기능

문서 내 오타, 문법 오류 및 어색한 표현을 AI가 정밀하게 검사하고, 보다 자연스럽고 정확한 문장으로 교정해 주는 기능입니다. 중요한 보고서나 제안서 작성 시 문서의 완성도를 높여주며, 오류 없는 깔끔한 문서 작업을 통해 전문적인 인상을 제공할 수 있습니다.

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5. OCR 인식 보정

스캔한 문서나 이미지 기반 PDF는 보통 편집이 어렵지만, PDF엘리먼트의 OCR(광학 문자 인식) 기능을 활용하면 스캔 문서를 텍스트로 변환하는 동시에, AI를 통해 문맥을 보정하여 더욱 정확도를 높일 수 있습니다.

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PDF엘리먼트의 AI 기능은 단순히 시간을 줄여주는 수준을 넘어, 문서를 다루는 방식 자체를 혁신하고 있습니다. 특히 반복적인 작업이나 정보 파악에 소요되던 시간을 크게 단축시켜 주며, 비전문가도 전문가처럼 문서를 다룰 수 있는 환경을 만들어줍니다. AI 시대에 맞춰 스마트한 문서 작업을 경험하고 싶다면, PDF엘리먼트에서 Lumi와 함께 업무를 시작해보세요. 직접 써보면, 왜 ‘문서 작업의 신세계’라는 말이 나오는지 바로 느끼실 수 있습니다.

마치며

지금까지 워드 문서에 전자 서명을 삽입하는 방법과 그에 따른 고려사항, 그리고 PDF엘리먼트를 활용한 PDF 서명 방법과 혁신적인 AI 기능들에 대해 살펴보았습니다.

워드 문서에 서명을 추가하는 것은 서명 이미지를 삽입하는 간편한 방식과 디지털 ID를 활용한 공식적인 디지털 서명방법이 있습니다. 문서의 사용 목적과 요구되는 법적 효력을 고려하여 적절한 방식을 선택하는 것이 중요합니다. 특히, 비대면 업무 환경에서 문서의 효율적인 관리를 위해서는 이러한 전자 서명 방식에 대한 이해가 더욱 필요해 졌습니다.

이어서, PDF엘리먼트가 제공하는 스마트한 PDF 서명 기능은 사용자가 서명을 손쉽게 생성하고 문서에 적용할 수 있도록 지원합니다. 직관적인 인터페이스와 유연한 서명 배치 기능을 통해, 복잡하게 느껴질 수 있는 전자 서명 과정을 간소화하여 사용자 편의성을 극대화합니다. 이는 디지털 문서 워크플로우를 한층 더 원활하게 만드는 핵심 요소로 작용합니다.

더 나아가, PDF엘리먼트의 AI 기능들은 문서 작업의 패러다임을 변화시키고 있습니다. 'PDF와 채팅하기'를 통한 정보 탐색, 'PDF 요약'을 통한 핵심 내용 파악, 'PDF 번역'을 통한 언어 장벽 해소, '문법 검사 및 교정'을 통한 문서 품질 향상, 그리고 ‘OCR + AI 인식생성' 기능은 단순한 편집을 넘어서 스마트한 문서 관리를 가능하게 합니다. 이러한 AI 기능들은 생산성을 비약적으로 향상시키며, 복잡한 문서 작업을 보다 효율적이고 전략적으로 수행할 수 있도록 도와줍니다.

결론적으로, 비대면 환경에서 전자 서명 기능과 더불어 AI 기반 문서 솔루션은 업무 효율성과 보안을 강화하는 필수적인 요소로 자리매김하고 있습니다. PDF엘리먼트와 같은 통합 솔루션을 통해 이러한 기능들을 적극적으로 활용함으로써, 더욱 스마트하고 생산적인 업무 환경을 실현할 수 있을 것입니다.

아직 계정을 생성하지 않으셨다면, 지금 바로 가입해서 PDF엘리먼트의 다양한 기능을 경험해 보시길 추천합니다.

전자서명에 관한 FAQ

질문 1. 전자 서명이 무엇인가요?

전자 서명은 종이에 직접 서명하는 대신, 전자 형태로 동의를 표현하는 서명이나 표시입니다. 문서를 승인하거나 동의할 때 사용되는 것입니다.

질문 2. 전사 서명은 어떻게 작동하나요?

서명자가 전자 문서에 서명을 하면, 이 서명은 문서와 연결되어 서명자의 동의를 나타냅니다. 일부 시스템에서는 일회용 인증 코드를 통해 서명자의 유효성을 확인하기도 한답니다.

질문 3. 전자 서명도 법적 효력이 있나요?

네, 거주 지역에 따라 전자 서명은 법적 효력을 가질 수 있습니다. 많은 국가에서 전자 서명을 법적으로 인정하고 있는 상황입니다.

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Elise Williams

chief Editor

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