계약서에 서명해야 할 일이 생겼는데, 프린터는 고장 났고, 스캐너는 없고, 직접 만나서 사인받기엔 거리도 멀고… 이럴 때 정말 난감하죠. 특히 재택근무 중이거나, 프리랜서처럼 원격으로 일하는 분들에겐 ‘서명’이라는 마지막 단계가 의외로 큰 스트레스가 될 수 있습니다.
그런데 사실, 요즘은 종이 없이도 서명할 수 있는 방법이 많이 있답니다. 바로 PDF 전자 서명 기능을 활용하면 되지요. 전자 서명이란, 종이에 펜으로 사인하듯이 디지털 문서에 서명하는 방식으로, 법적 효력까지 갖춘 스마트한 서명 방식입니다.
예전처럼 인쇄하고 서명한 뒤 다시 또 스캔하고 이메일 전송하는 복잡한 과정 없이 PDF 안에서 바로 서명하고 저장, 전송까지 한 번에 할 수 있어요. 마우스로 그리거나 키보드로 입력하거나 또는 손글씨를 이미지로 불러와서 삽입하는 것도 가능합니다.
특히 자주 사용하는 서명을 저장해두면, 다음부터는 클릭 한 번이면 서명이 가능합니다. 전자 서명은 이제 선택이 아닌 필수 기능이 되었어요. 계약서, 제안서, 동의서, 출석 확인서까지 모든 문서 업무의 마지막 정점을 찍는 서명 작업을 안전하게 마무리할 수 있죠.
이번 글에서는 PDF 문서에 전자 서명을 삽입하는 3가지 쉬운 방법과 누구나 따라할 수 있는 실전 사용법을 알려드릴게요. 출력도 스캔도 필요 없는 서명, 지금 바로 시작해보세요!
5분 안에 이런 내용을 알려 드려요!
Part 1: PDF 전자서명이란?
전자 서명(Electronic Signature)은 넓은 의미로 동의서 또는 기록물의 승인을 나타내는 모든 전자 프로세스를 의미합니다 . 종이에 직접 서명하는 것처럼 디지털 문서에 서명하는 방식으로, 원격 업무가 보편화된 요즘에는 계약이나 결재 등을 온라인에서 효율적으로 진행하는 데 필수적으로 사용되고 있습니다.
전자 서명은 다음의 장점들을 가지고 있는데요, 먼저, 장소에 구애받지 않고 언제든지 서명이 가능합니다. 그리고 문서 처리 시간을 크게 단축할 수 있습니다. 또한 암호화 기술 등을 통해 위변조 방지 및 서명의 신뢰도를 높일 수 있습니다. 디지털 서명은 특히 이러한 보안 기능을 강화한 전자 서명의 한 종류이지요.
PDF 전자서명의 종류는 여러가지가 있는데요, 간단한 전자 서명으로는 마우스로 직접 사인하거나 이름을 타이핑해서 만든 서명이 있습니다. 더 높은 보안이 필요한 경우 고급 전자서명(Advanced e-Signature)을 사용합니다. 이 서명 방식은 비밀번호나 인증서 등의 본인 확인 수단을 포함한 것입니다.
또한 PDF 전자 서명은 법적인 효력을 가집니다. 전자서명법이나 디지털서명법에 따라, 정식 전자 서명의 경우 법적 효력이 있지만 국가나 상황에 따라 별도로 인증된 방식이 요구될 수도 있습니다.
Part 2: PDF 문서에 직접 서명하는 가장 쉬운 방법, PDF엘리먼트 소개
PDF엘리먼트 소개
PDF엘리먼트는 원더쉐어(Wondershare)에서 개발한 PDF 편집 소프트웨어로, PDF 문서 생성, 편집, 변환, 주석 추가, 그리고 전자 서명 기능까지 다양하게 제공하는 올인원 솔루션입니다 . 깔끔한 인터페이스로 사용자 편의성을 높여 많은 분들이 사용하고 있습니다. PDF엘리먼트에서 전자 서명을 만들고 문서에 삽입하는 절차는 다음과 같습니다.
1 단계PDF 문서 열기
PDF엘리먼트 프로그램을 실행한 뒤, 전자 서명을 추가할 PDF 파일을 엽니다.
2 단계'디지털 서명' 선택
상단 메뉴에서 '보안'를 클릭하고, 그 아래 '디지털 서명'을 선택합니다. 마우스 커서가 바뀌면 서명을 넣을 위치를 지정합니다.
3 단계새 디지털 ID 생성
기존에 디지털 서명이 없다면, '새로운 디지털 ID 만들기'를 클릭합니다. 이름, 이메일 주소와 비밀번호 등 기본 정보를 입력한 후 디지털 ID를 생성합니다.
4 단계서명 영역 지정 및 서명 입력
문서에서 원하는 위치에 마우스 커서로 드래그하여 서명 영역을 지정합니다. 생성한 디지털 ID와 비밀번호를 입력한 후, '서명' 버튼을 누릅니다.
5 단계저장 및 완료
서명이 문서에 삽입된 것을 확인하고, PDF 문서를 저장하면 전자 서명 과정이 완료됩니다. 이 과정을 통해 인쇄나 스캔 없이 손쉽게 PDF 문서에 전자 서명을 삽입할 수 있습니다.
Part 3: PDF에 서명하는 또 다른 방법! 전자서명 툴 3가지 소개
PDF엘리먼트 외에도 편리하게 전자 서명을 할 수 있는 다양한 프로그램들이 있습니다. 그중 몇 가지를 소개해 드릴게요.
1.Adobe Acrobat (어도비 애크로뱃)
어도비 애크로뱃은 PDF 문서 생성, 편집, 변환, 주석, 서명 등 PDF 관련 모든 기능을 통합 제공하는 프로그램입니다. PDF 파일의 원조격인 어도비에서 만든 만큼 호환성과 신뢰도가 뛰어나고, 전문적인 문서 편집과 디지털 서명 기능까지 포함되어 있습니다.
주요 기능
- PDF 생성 및 편집 기능: 워드, 엑셀 등 다양한 포맷을 PDF로 변환 및 수정 가능합니다. - 주석 및 강조 표시: 리뷰 작업에 최적화된 코멘트 작업, 형광펜, 스탬프 등을 제공합니다. - 전자 서명: 간단한 클릭형 서명부터 인증서 기반 디지털 서명까지 가능합니다. - 보안 설정: 암호 설정, 편집 금지, 복사 방지 기능 등 보안 설정을 할 수 있습니다. - OCR 기능 : 스캔한 이미지 PDF를 텍스트로 변환할 수 있습니다.
전자서명 방법
- 서명이 필요한 PDF파일을 드래그하거나 업로드합니다.
- 왼쪽의 서명 혹은 이니셜 추가 버튼을 눌러 서명을 만듭니다.
- 마우스로 유형, 그리기, 이미지 있음 중에 선택하여 원하는 형식을 선택하여 서명을 만들 수 있습니다.
사용 환경
지원 플랫폼: Windows, macOS, iOS, Android
2.UPDF(Universal PDF)
UPDF(Universal PDF)는 심플하면서도 강력한 기능을 갖춘 올인원 PDF 편집 소프트웨어입니다. 초보자도 직관적으로 사용할 수 있도록 설계되었으며, 텍스트·이미지 편집, 주석 달기, 변환, AI 기능, 전자서명 등 다양한 기능을 하나의 플랫폼 안에서 제공합니다.
주요 기능
- PDF 편집: PDF 안의 텍스트, 이미지, 링크를 직접 수정 가능합니다. - 주석 도구: 하이라이트, 밑줄, 메모, 스티커 등 다양한 마크업을 제공합니다. - PDF 변환: 워드, 엑셀, 파워포인드, 이미지 등 다양한 포맷으로 변환할 수 있습니다 - 전자서명: 손으로 직접 그리거나 이미지 업로드 방식 지원합니다. - AI기능: AI 요약, 번역, 문서 내용 질문 등 ChatGPT 기반 기능 내장되어 있습니다.
전자서명 방법
- 사인이 필요한 PDF를 열고 도구>주석>서명 아이콘을 차례대로 클릭합니다.
- 마우스, 키보드, 이미지 중에서 원하는 형식의 사인을 만들고 PDF 파일에 원하는 위치에 넣고 크기, 색상 등을 조절합니다.
사용 환경
지원 플랫폼: Windows, macOS, iOS, Android
3.SmallPDF(스몰PDF)
Smallpdf는 스위스에서 개발된 간편하고 직관적인 온라인 PDF 편집 도구입니다. 복잡한 것을 싫어하는 분들에게 딱 맞는 간단한 유저인터페이스로, 클라우드 기반 서비스, 그리고 기능별로 분류된 20개 이상의 PDF 도구를 통해 전 세계 10억 명 이상의 사용자가 사용하고 있는 PDF 솔루션입니다.
주요 기능
- PDF 압축: 파일 용량을 줄여 이메일 첨부에 적합하게 만들어 줍니다. - PDF 병합/분할: 여러 개의 PDF를 하나로 합치거나 특정 페이지만 분리가 가능합니다. - 전자서명 추가: 서명 이미지를 업로드하거나 직접 그려서 삽입이 가능합니다. - PDF 잠금/암호 해제: 문서 보안 설정 및 암호 제거 기능이 있습니다.
전자서명 방법
- 파일을 선택하거나 드래그하여 전자 서명이 필요한 파일을 엽니다.
- 상단 툴바의 서명 아이콘을 클릭한 후 그리기, 입력하기, 업로드의 세가지 옵션 중 에서 원하는 형식을 선택합니다.
- 다른 사람의 서명을 받으려면 sign.com을 통해 정보를 입력한 후 받을 수 있습니다.
사용 환경
지원 플랫폼: Windows, macOS, Linux, 모바일 브라우저, iOS/Android 앱
종이 서류에 직접 펜으로 서명하는 일은 이제 과거의 것이 되어가고 있죠. 이제는 집에서도, 카페에서도, 출근길 지하철 안에서도 PDF 문서에 전자서명만 하면 중요한 계약이나 업무를 간편하게 마무리할 수 있습니다.
오늘은 전자서명의 개념과 PDF엘리먼트를 활용한 전자서명 방법, 그리고 유용한 전자서명 툴 3가지까지 살펴보셨는데요, 어떠셨나요? 특히 PDF엘리먼트는 서명뿐 아니라 문서 편집, 양식 작성, 보안 처리까지 한 번에 가능한 올인원 툴로, 디지털 문서 작업이 잦은 분들께 적극 추천할 만한 솔루션입니다.
이제는 프린터, 스캔, 팩스 없이도 문서에 서명이 가능한 시대입니다. 오늘 배운 내용을 바탕으로, 더 똑똑하고 빠른 문서 처리 방법, 직접 경험해 보실 수 있을 겁니다. 다음 계약서에는, 종이가 아닌 PDF 위에 디지털로 사인해보는 건 어떨까요? 작지만 확실한 업무 혁신이 여러분의 시간을 크게 아껴줄겁니다.